5 Penataan Ruang Rapat Terbaik

M-Pro |Salah satu faktor keberhasilan dari kegiatan meeting adalah kesesuaian dalam penataan ruang rapat. Saat kita melakukan penataan ruang rapat, tentu kita akan memperhitungkan kapasitas audiens, lebar suatu ruangan, dan faktor pendukung lainnya. Semakin baik dalam penataan ruang rapat, maka presentase keberhasilan rapat semakin tinggi pula. Hal ini dikarenakan ketepatan penataan dengan perhitungan yang sempurna akan memberikan kenyamanan bagi seluruh hadirin baik presenter (pembawa materi) maupun audiens (peserta rapat).

Biasanya rapat-rapat besar seperti meeting jajaran Direksi, penataan ruang atau seating akan sangat diperhatikan. Penyelenggara acara pasti akan mempersiapkan segala sesuatunya dengan sangat matang. Salah satunya dengan penataan seating yang sesuai dengan jumlah kapasitas, kondisi ruangan, dan lainnya serta penambahan dekorasi maupun aksesoris yang membuat rapat semakin berjalan sempurna.

Dalam pembahasan kali ini, admin akan memberikan informasi mengenai “5 bentuk seating secara umum dalam kegiatan presentasi atau rapat.” Selain itu, apa-apa saja yang harus diperhatikan dalam penataan ruang rapat sehingga tidak menimbulkan kecacatan selama proses rapat berjalan. Mohon untuk simak ulasan berikut ini.

Pengertian Rapat
Rapat merupakan suatu kegiatan formal yang dilakukan oleh suatu lembaga baik lembaga pemerintah, bisnis, bahkan umum dengan menyajikan suatu informasi guna mencapai mufakat atau tujuan tertentu. Rapat diadakan berdasarkan urgensi maupun kepentingan masing-masing lembaga. Rapat berdasarkan kepentingan dibagi menjadi beberapa tipe, yaitu :

Rapat Periodik (Rapat Berkala)
Rapat jenis ini biasanya dilakukan secara periodik atau berulang dan tetap masa terjadinya seperti : rapat mingguan, rapat bulanan, bahkan rapat tahunan. Rapat periodik membahas hal-hal terkait hasil kinerja, pencapaian kinerja, planning, dan evaluasi yang mana berguna untuk perbaikan dan pengembangan kinerja ke depannya.

Selain berfungsi sebagai bahan evaluasi, rapat periodik juga berfungsi sebagai alat pemersatu yang mana dapat mempererat jalinan antar karyawan atau anggota dengan interaksi secara rutin. Hal ini berpengaruh kepada solidaritas dan team work.

Rapat Urgensi
Seperti namanya, rapat urgensi merupakan suatu kegiatan rapat atau pertemuan yang membahas hal-hal bersifat urgent (penting) yang harus segera didapatkan solusi dan tindakannya. Rapat jenis ini berbeda dengan rapat periodik yang mana waktu pelaksanaannya dilakukan secara berulang dan tetap, melainkan sesuai dengan tingkat urgensinya.

Dengan kata lain, semakin urgent pokok bahasan yang dilakukan, maka semakin cepat rapat tersebut harus segera dilakukan. Biasanya rapat ini membahas hal-hal terkait dana, risiko produksi, proyek, proyek tender, rapat umum pemegang saham (RUPS) dan lain sebagainya.

Sedangkan, rapat berdasarkan tingkat urgensinya dibagi menjadi beberapa tipe, yaitu:

Rapat Biasa
Rapat biasa memiliki tingkat urgensi yang tidak tinggi. Rapat ini biasanya diikuti atau dihadiri oleh orang-orang umum yang terlibat langsung dalam kepentingan rapat tersebut. Misal rapat pada suatu perusahaan yang membahas hasil kinerja karyawan selama 1 bulan, maka yang hadir dalam rapat tersebut adalah manajer (atasan langsung), dan seluruh karyawan yang terlibat (misal dalam 1 divisi).

Pokok bahasan yang disampaikan pun tidak jauh-jauh dari topik bahasan secara umum. Misal jika rapat tersebut membahas mengenai hasil kinerja, maka pokok bahasan tidak akan melenceng jauh dari topik tersebut. Manajer tidak akan membahas mengenai perencanaan keuangan yang sama sekali bukan topik bahasannya.

Rapat Penting
Rapat ini biasanya dilakukan oleh pihak-pihak atasan guna membahas suatu perencanaan maupun evaluasi serta pemecahan suatu masalah. Orang-orang yang terlibat tentu adalah orang-orang yang memiliki andil dalam suatu pembahasan tersebut. Jika rapat membahas mengenai tunggakan hutang suatu perusahaan, maka rapat dihadiri oleh manajer keuangan dan jajarannya sekaligus atasan (CEO) sebagai pemberi keputusan tertinggi. Maka kecil kemungkinan pihak karyawan atau bawahan ikut andil dalam pembahasan tersebut.

Rapat Mendesak
Sedangkan rapat mendesak bersifat lebih urgent dibanding rapat penting. Jika rapat penting dapat dilakukan dengan perencanaan terlebih dahulu, rapat mendesak harus segera dilakukan saat itu juga. Hal ini berarti, pokok bahasan yang akan dibahas bersifat amat sangat penting dan memiliki resiko yang tinggi. Sehingga perlu penanganan dan penetapan keputusan dengan sesegera mungkin.

Rapat dilakukan pasti dengan suatu tujuan tertentu. Dalam sebuah rapat, terdapat pemberitahuan informasi, tukar pikiran, bahkan evaluasi. Sehingga rapat mengharapkan keaktifan dan partisipasi aktif dari para peserta rapat untuk bersama-sama dalam satu sinergi guna mencapai satu frekuensi pikiran yang sama. Jika rapat bersifat evaluasi, maka yang diharapkan dari rapat tersebut adalah perbaikan dan peningkatan dari hasil evaluasi tersebut untuk mewujudkan kinerja atau hasil yang lebih baik lagi ke depannya.

Jenis Seating dalam Rapat
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan rapat, maka kondisi ruangan menjadi salah satu faktor keberhasilan rapat. Kesalahan dalam penataan dapat berisiko kurang kondusifnya acara sehingga tidak dapat menghasilkan suatu output secara sempurna.

Penataan ruang dalam rapat dikenal dengan istilah seating. Seating merupakan suatu metode atau cara yang dilakukan untuk membentuk suatu penataan khusus (meja & kursi) secara efektif dan efisien. Misal saja: rapat akan dilakukan dengan jumlah peserta 30 anggota yang mana gedung yang digunakan tidak terlalu luas. Maka ruangan dapat ditata dengan posisi kursi menghadap ke arah stage atau panggung yang mana seluruh peserta rapat dapat melihat pembawa materi secara berhadapan. Hal ini berguna untuk menghemat tempat dan memudahkan peserta dalam menyimak rapat yang dibawakan presentator tersebut.

Rekomendasi Bacaan Populer :

* Cara membersihkan filter pada proyektor

* Mengenal bagian layar proyektor

* 10 masalah pada proyektor & cara mengatasinya

Berikut ini 5 jenis seating yang dapat anda coba dengan menyesuaikan kondisi ruang dan jumlah peserta :

Classroom
Seperti namanya, penataan ruang rapat ini memiliki bentuk seperti ruang kelas. Posisi antara peserta rapat dan presentator yakni meja dan kursi peserta rapat berjajar ke belakang dengan fokus utama menghadap langsung ke arah presentator. Sehingga penataan ini menghasilkan feedback 2 arah (presentator-audiens).

U-Shape
Penataan ruang rapat dengan bentuk U-Shape dilakukan dengan posisi peserta rapat membentuk huruf “U” yang mana presentator berada di depan maupun di tengah-tengah sehingga hampir tidak ada batas antara presentator dan peserta rapat.

Dengan posisi tempat duduk yang saling berhadapan antar peserta rapat, maka memudahkan presentator dalam menyampaikan pembahasannya secara detail dan peserta rapat juga dapat memberikan fokus utama kepada presentator.

Bentuknya yang menyerupai huruf “U” ini memudahkan presentator untuk berjalan di tengah-tengah peserta rapat dengan ia sebagai fokus atau objek utamanya.

Theater
Penataan ruang rapat jenis theater ini hampir memiliki kesamaan dengan penempatan ruang rapat jenis classroom. Yang membedakan adalah penempatan posisi peserta rapat dipecah atau dibagi menjadi 2 bagian (kiri & kanan) dengan pemisah berada di tengah.

Pemisah ini berupa space atau jalan kosong yang mana berfungsi sebagai pemisah antara line kiri dan line kanan.

Penempatan jenis ini digunakan untuk kondisi rapat dengan kapasitas yang sangat besar dengan posisi ruangan yang sangat luas. Dengan kondisi yang seperti itu, maka diperlukan adanya peralatan pendukung lainnya seperti proyektor, screen, dan bahkan sound system agar materi dapat terlihat sampai bangku paling belakang.

Banquet
Penataan ruang ini biasanya dilakukan dalam acara rapat besar yang dihadiri oleh orang-orang khusus. Tidak sembarang orang dapat mengikuti rapat ini. Biasanya rapat dilakukan dengan break seperti lunch atau bahkan dinner.

Sehingga posisi meja membentuk suatu koloni atau kelompok-kelompok pemisah. Penataan jenis ini biasanya menggunakan meja bundar dengan kursi yang mengelilinginya. Sehingga khusus jenis Banquet ini, ruangan yang dipakai haruslah luas dan besar. Karena penataan yang membentuk suatu blok-blok tentu akan memakan space yang tidak sedikit.

Boardroom
Posisi seating yang terakhir, banyak dijumpai di Indonesia. Dengan meja panjang yang berada di tengah, serta peserta yang saling berhadapan membuat konsentrasi peserta rapat tidak mudah terpecah. Selain itu, hal ini juga bermanfaat bagi presentator dalam memperhatikan setiap peserta rapat secara lebih intens.

Ruangan yang digunakan biasanya tidak terlalu besar dengan jumlah peserta yang tidak terlalu banyak. Setidaknya max 50 peserta rapat, dapat menggunakan penataan ruang rapat jenis ini.

Sekian info yang dapat admin bagikan, semoga info tersebut bermanfaat dan dapat menjadi sumber referensi dalam penataan ruang rapat anda. Untuk informasi lebih lengkap mengenai rapat dan info seputar teknologi, anda dapat mengunjungi situs website resmi kami. Terimakasih.

Leave a Reply