MPro-Multimedia, Rahasia Pembentukan Tim Solid | Presentasi
Apa rahasia meeting yang sukses dan mengagumkan? bagaimana caranya agar audiens tertarik dengan apa yang kita sampaikan dan tujuan kita tercapai? dan metode presentasi dengan proyektor seperti apa yang sukses itu?
Presentasi adalah kegiatan yang sering dilakukan baik dalam ranah bisnis maupun non-bisnis (pendidikan). Presentasi bertujuan untuk menyampaikan informasi dengan harapan untuk mencapai tujuan tertentu (sesuatu yang direncanakan). Jika dalam dunia bisnis, salah satu kegiatan bisnis ini sering disebut dengan istilah “tender“. Untuk menghasilkan goal tender, maka perlu adanya perencanaan matang yang dilakukan oleh perusahaan yang akan mengikuti tender ini.
Tender adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang. Biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahan besar dengan skala global maupun regional.
Rahasia Tender
Tender dilakukan untuk pengerjaan suatu proyek besar dengan keluaran biaya ratusan juta bahkan milyaran rupiah. Bagi perusahaan-perusahaan besar, tender ini sangat penting guna menambah profitabilitas perusahaan itu sendiri. Selain itu, mengikuti tender merupakan salah satu cara untuk mendapatkan kontrak bisnis dalam skala besar.
Tender merupakan kegiatan bisnis dimana didalamnya penuh dengan persaingan dan kompetisi. Untuk memenangkan suatu tender, perusahaan harus mencantumkan penawaran yang kompetitif dalam proposal mereka.
Pelaksanaan tender dilakukan melalui suatu sistem Pelanggan Umum atau Pelanggan Terbatas bagi para pengusaha yang telah memenuhi persyaratan khusus yang ditntukan sebagai peserta tender.
Konsep Meeting Inside
Salah satu kunci keberhasilan tender adalah terletak pada penawaran dalam proposal mereka. Sedangkan faktor lain yang menentukan berhasil tidaknya suatu tender adalah presentasi proposal untuk lolos menuju tahap auction, dimana presentasi tersebut dilakukan dihadapan dewan juri.
Presentasi ini sangat menentukan karena merupakan salah satu syarat yang wajib ditempuh untuk menuju tahap berikutnya dalam suatu tender.
Oleh karena itu, perlu adanya persiapan matang sebelum menjalani setiap tahap pemenangan tender. Salah satu yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan meeting inside (dalam satu lingkungan perusahaan) guna mematangkan setiap materi dalam pengajuan proposal penawaran.
Meeting ini dilakukan dengan membentuk suatu tim khusus yang mampu menangani pekerjaan ini. “Jelaskan kekuatan tim anda, salah satunya mungkin anggota tim anda memiliki pengalaman bekerja dengan otoritas di bidang ini, oleh karena itu berikan rincian dalam tanggapan anda karna tim yang kuat pasti akan membantu menyusun tawaran yang kuat.“
Metode Meeting dalam Membentuk Tim Solid
Dalam membentuk suatu tim solid, tentu perlu adanya koordinasi dan penyatuan tujuan bersama. Maka, perlu adanya meeting khusus guna merencanakan strategi yang akan digunakan (positif/tidak melanggar hukum). Meeting yang baik akan menghasilkan hasil yang baik pula. Oleh karena itu, keberhasilan meeting akan menentukan keberhasilan lainnya.
Cara agar meeting dapat berjalan dengan baik, dapat dilakukan sebagai berikut :
Meeting dilakukan dalam suatu ruangan khusus ; jauh dari gangguan seperti kebisingan dan dilakukan dalam suasana yang serius tapi santai.
Untuk menghindari situasi kebosanan dan kejenuhan, meeting dilakukan tidak lebih dari 2 jam.
Sesekali materi meeting disampaikan dalam ilustrasi berupa video maupun gambar menarik. Hal ini untuk menarik perhatian dan menghalau kebosanan.
Sampaikan tujuan dengan jelas dan ringkas, tidak perlu bertele-tele. Pastikan seluruh anggota telah memiliki satu frekuensi pemahaman yang sama.
Ciptakan suasana menyenangkan. Bisa dilakukan dengan memberikan sedikit sentuhan “joke” di dalamnya agar suasana tidak terlalu kaku dan tegang.
Komunikasikan dengan baik rencana dan gagasan sampai mencapai kesepakatan. Usahakan tidak terjadi kontra antar anggota tim.
Jika sudah mencapai kesepakatan, atur jadwal dan mulai pelaksanaan eksekusinya.
Mungkin setiap perusahaan memiliki cara tersendiri untuk menciptakan meeting yang menyenangkan. Namun, cara diatas tidak ada salahnya untuk dicoba bukan?
Mengatur Ruang Meeting dengan Proyektor
Biasanya, meeting room didesain dengan pencahayaan yang redup dan ruangan yang tidak terlalu besar. Berikut ini tips dalam mengatur ruang meeting agar nyaman digunakan :
Atur suhu ruangan dengan temperatur yang pas. Jangan terlalu dingin, jangan pula terlalu panas.
Pencahayaan menggunakan light yang redup (warna orange, putih) tidak terlalu terang.
Hindari cahaya matahari memasuki ruangan, bisa dengan cara menutup gorden atau cendela.
Gunakan peralatan proyeksi untuk membantu dalam penyampaian presentasi. Pastikan alat tersebut berfungsi dan tanpa gangguan.
Hindarkan barang-barang yang dapat mengganggu jalannya meeting (buku-buku atau dile yang tidak digunakan dalam meeting). Usahakan ruangan dalam keadaan bersih dan rapi.
Untuk penataan tempat duduk, bisa gunakan tipe Round atau melingkar. Dimana peserta duduk mengelilingi meja ditengahnya dan saling berhadapan.
Jika perusahaan mampu membentuk tim mereka secara solid, maka akan semakin ringan beban perusahaan dan semakin membantu dalam proses pencapaian tujuan mereka. Tim yang solid diciptakan bukan atas paksaan atau tekanan. Melainkan kehangatan dalam menyatukan satu frekuensi pemahaman.
Proyektor Sebagai Media Pendukung Meeting
Untuk menampilkan suatu materi dengan begitu mengagumkan, perlu adanya suatu peralatan yang mampu menampilkan materi dengan berbagai keunikan (video, teks, gambar). Salah satunya adalah proyektor dan screen. Mengapa?
Presentasi tidak akan berhasil dan berjalan lancar tanpa adanya 2 benda ini. Mereka adalah satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan satu sama lainnya. Tidak akan berjalan presentasi tanpa adanya alat proyeksi ini.
Dalam meeting Proyektor dan screen sangat membantu dalam kelancaran presentasi yang dilakukan.